Descubra se o MEI precisa declarar IRPF e as obrigações fiscais do empreendedor

O prazo para entrega da Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) de 2025 começou no dia 17 de março e vai até 30 de maio, movimentando milhões de contribuintes em todo o país. Entre eles, os microempreendedores individuais (MEI) enfrentam dúvidas frequentes sobre suas responsabilidades fiscais. Diferentemente de outras empresas, o MEI opera em um regime simplificado do Simples Nacional, mas isso não elimina a necessidade de cumprir certas exigências tributárias. A Receita Federal espera receber 46,2 milhões de declarações este ano, um aumento de quase 7% em relação às 43,2 milhões entregues em 2024, o que reflete o crescimento de formalizações, incluindo a categoria do MEI, que já soma mais de 11,67 milhões de cadastros ativos.

Ser MEI não significa, automaticamente, estar obrigado a declarar o IRPF. A obrigatoriedade depende dos rendimentos pessoais do empreendedor, e não do faturamento da empresa como pessoa jurídica. Isso ocorre porque o IRPF é voltado à pessoa física, enquanto o MEI, como entidade jurídica, tem suas próprias obrigações, como a Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI). Para 2025, quem teve rendimentos tributáveis acima de R$ 33.888,00 em 2024, como salários, lucros retirados do MEI ou outras fontes, precisa prestar contas ao Fisco.

A distinção entre as responsabilidades de pessoa física e jurídica é essencial para evitar confusões. Enquanto a DASN-SIMEI é obrigatória para todos os MEIs, independentemente do faturamento, o IRPF só entra em cena se o empreendedor ultrapassar os limites de isenção ou se enquadrar em outros critérios, como posse de bens acima de R$ 800 mil. Essa dualidade exige atenção redobrada dos microempreendedores, que muitas vezes acumulam atividades formais e informais.

Entenda as regras fiscais do MEI

O regime do MEI foi criado para formalizar pequenos negócios com faturamento anual de até R$ 81 mil, oferecendo vantagens como pagamento simplificado de tributos e acesso a benefícios previdenciários. Em 2024, o valor mensal do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS-MEI) variou entre R$ 75,90 e R$ 188,16, dependendo do setor de atuação, como comércio, serviços ou transporte. Esse pagamento mensal cobre INSS, ICMS e ISS, mas não isenta o empreendedor de avaliar sua situação como pessoa física no IRPF.

Para determinar se o MEI precisa declarar o IRPF, é necessário calcular os rendimentos tributáveis. Uma parte do lucro obtido com a atividade empresarial é isenta de impostos, e o percentual varia conforme o tipo de negócio. Atividades de comércio, indústria e transporte de cargas têm 8% da receita bruta anual isenta; transporte de passageiros, 16%; e serviços em geral, 32%. O valor excedente, após deduzir despesas comprovadas, é considerado tributável e deve ser somado a outras rendas, como salários ou aluguéis.

Por exemplo, um MEI prestador de serviços que faturou R$ 72 mil em 2024 e teve R$ 15 mil em despesas pode calcular sua parcela isenta: 32% de R$ 72 mil equivalem a R$ 23.040. Subtraindo esse montante e as despesas do faturamento total, sobram R$ 33.960 como renda tributável. Como o resultado ultrapassa o limite de R$ 33.888,00, ele é obrigado a declarar o IRPF. Já um comerciante com faturamento de R$ 60 mil e despesas de R$ 20 mil teria apenas R$ 4.800 isentos (8% do total), resultando em R$ 35.200 tributáveis, também acima do teto.

Passo a passo da DASN-SIMEI

Todo MEI deve entregar a DASN-SIMEI até 31 de maio de 2025, informando o faturamento de 2024, mesmo que não tenha havido receita. O processo é gratuito e feito online, mas atrasos geram multas que podem chegar a 20% do valor dos tributos devidos, com um mínimo de R$ 50,00.

O envio exige poucos passos. O empreendedor acessa o Portal do Simples Nacional, insere o CNPJ e seleciona o ano de referência, que neste caso é 2024. Em seguida, informa a receita bruta total, separando valores de comércio, indústria ou serviços, e indica se houve contratação de funcionário. Após revisar os dados, basta clicar em “transmitir” para concluir.

Essa declaração é crucial para manter o CNPJ regular. Pendências podem dificultar a emissão de certidões negativas, necessárias para financiamentos ou participação em licitações públicas, impactando diretamente os negócios do empreendedor.

• Acesse o site do Simples Nacional com o CNPJ.
• Escolha o ano de 2024 como referência.
• Informe a receita bruta total de vendas ou serviços.
• Confirme se houve empregado no período.
• Revise e envie a declaração.

Quem deve declarar o IRPF?

A Receita Federal estabeleceu critérios claros para a obrigatoriedade do IRPF em 2025, baseados nos rendimentos e bens de 2024. Além do limite de R$ 33.888,00 em rendimentos tributáveis, outras situações exigem a entrega da declaração, abrangendo tanto MEIs quanto outros contribuintes.

Pessoas que receberam rendimentos isentos acima de R$ 200 mil, como FGTS ou pensão alimentícia, entram na lista. Quem obteve receita bruta de atividade rural superior a R$ 169.440,00 ou realizou operações em bolsa de valores com vendas acima de R$ 40 mil também deve declarar. A posse de bens avaliados em mais de R$ 800 mil até 31 de dezembro de 2024 é outro fator determinante.

Casos específicos, como residentes que chegaram ao Brasil em 2024 ou quem optou por atualizar o valor de imóveis a mercado, pagando 4% de imposto, conforme a Lei nº 14.973/2024, igualmente precisam cumprir a obrigação. Esses critérios mostram que o MEI deve avaliar não apenas os lucros da empresa, mas toda sua situação financeira pessoal.

Cálculo do lucro tributável no MEI

Calcular o lucro tributável é um passo essencial para o MEI decidir se deve declarar o IRPF. O processo começa com o faturamento bruto anual, do qual se subtraem as despesas comprovadas, como aluguel, energia, água, internet e compra de materiais. Depois, aplica-se o percentual de isenção conforme a atividade.

Um exemplo prático ilustra a dinâmica. Um MEI do setor de comércio faturou R$ 80 mil em 2024 e gastou R$ 30 mil em despesas operacionais. O lucro líquido seria R$ 50 mil. Desse total, 8% da receita bruta (R$ 6.400) é isento, restando R$ 43.600 como tributável. Como o valor excede R$ 33.888,00, a declaração é obrigatória. Já um prestador de serviços com R$ 60 mil de faturamento e R$ 20 mil de despesas teria R$ 19.200 isentos (32%), resultando em R$ 20.800 tributáveis, abaixo do limite, dispensando o IRPF se não houver outras rendas.

Manter registros detalhados das receitas e despesas facilita esse cálculo e evita erros. O controle financeiro não só ajuda na hora de declarar, mas também permite planejar melhor os negócios, identificando oportunidades de redução de custos ou aumento de lucros.

Prazos e multas em 2025

O calendário fiscal de 2025 é rigoroso para os contribuintes, incluindo os MEIs. A entrega do IRPF vai até 30 de maio, às 23h59, e o programa gerador já está disponível desde 13 de março. A declaração pré-preenchida, que agiliza o processo, será liberada em 1º de abril, trazendo dados como rendimentos e pagamentos já informados à Receita.

Para a DASN-SIMEI, o prazo também termina em 31 de maio. Quem perder essas datas enfrenta penalidades. No IRPF, a multa mínima é de R$ 165,74, podendo chegar a 20% do imposto devido, mais juros baseados na taxa Selic. Na DASN-SIMEI, o atraso gera cobrança de 2% ao mês sobre os tributos, limitada a 20%, ou o valor mínimo de R$ 50,00.

• 13 de março: Liberação do programa gerador do IRPF.
• 17 de março: Início da entrega do IRPF.
• 1º de abril: Disponibilização da declaração pré-preenchida.
• 31 de maio: Fim do prazo para IRPF e DASN-SIMEI.
• 30 de maio a 30 de setembro: Pagamento das restituições em cinco lotes.

Impactos da irregularidade fiscal

Deixar de cumprir as obrigações fiscais pode trazer consequências sérias para o MEI. Um CPF irregular por falta de entrega do IRPF impede a emissão de passaportes, o acesso a benefícios sociais e até a participação em concursos públicos. Já a inadimplência na DASN-SIMEI compromete o CNPJ, dificultando financiamentos e parcerias comerciais.

A regularidade é ainda mais crítica para quem depende do MEI como fonte principal de renda. Em 2024, o número de microempreendedores cresceu 10,7% em relação a 2023, alcançando 11,67 milhões, segundo dados oficiais. Esse avanço reflete a busca por formalização, mas também aumenta a responsabilidade de estar em dia com o Fisco.

Além disso, pendências fiscais podem gerar cruzamento de dados pela Receita Federal, que utiliza informações da DASN-SIMEI e do IRPF para verificar inconsistências. Isso reforça a importância de organizar a documentação com antecedência e, se necessário, buscar orientação contábil para evitar problemas futuros.

Benefícios de cumprir as obrigações

Cumprir as exigências fiscais traz vantagens práticas ao MEI. A entrega correta da DASN-SIMEI mantém o CNPJ ativo e garante acesso a direitos previdenciários, como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade, desde que o DAS-MEI esteja pago mensalmente. Já o IRPF, quando declarado, pode resultar em restituição, caso o contribuinte tenha direito, com lotes pagos entre maio e setembro de 2025.

Outro benefício é a tranquilidade financeira. Um MEI que organiza suas contas e declarações evita surpresas com multas ou bloqueios, além de ganhar credibilidade no mercado. Para quem planeja expandir o negócio, a regularidade fiscal é um diferencial, abrindo portas para crédito e parcerias.

A entrega antecipada da DASN-SIMEI também ajuda no IRPF. Ao enviar os dados da empresa com antecedência, o empreendedor pode identificar inconsistências e ajustá-las antes do prazo final, facilitando o preenchimento da declaração de pessoa física e otimizando o planejamento tributário.

• Declarações em dia evitam multas e bloqueios.
• Pagamento do DAS-MEI garante benefícios do INSS.
• IRPF pode gerar restituição de valores pagos a mais.
• Regularidade fiscal abre portas para financiamentos.

Diferenças entre DASN-SIMEI e IRPF

A DASN-SIMEI e o IRPF têm finalidades distintas, embora ambas sejam responsabilidades do MEI. A primeira é uma obrigação anual da pessoa jurídica, focada no faturamento da empresa e na regularidade do CNPJ. Já o IRPF é uma prestação de contas da pessoa física, considerando todas as fontes de renda e bens do contribuinte, não apenas o MEI.

Enquanto a DASN-SIMEI exige apenas o informe da receita bruta e a situação de empregados, o IRPF demanda um cálculo mais complexo, somando lucros tributáveis do MEI a outras rendas e verificando critérios de obrigatoriedade. A DASN é obrigatória para todos os MEIs ativos, mesmo sem faturamento, mas o IRPF depende de limites específicos, como os R$ 33.888,00 de rendimentos tributáveis.

Essa separação reflete a natureza híbrida do MEI, que une simplicidade tributária para a empresa e responsabilidades individuais para o empreendedor. Entender essas diferenças é o primeiro passo para cumprir as regras sem complicações, garantindo conformidade com a Receita Federal.