conheça as mudanças na emissão de notas a partir de abril

A partir desta terça-feira, 1º de abril de 2025, os microempreendedores individuais (MEIs) de todo o país terão que se adequar a um conjunto de novas regras fiscais implementadas pela Receita Federal. As alterações, que impactam diretamente a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e notas fiscais do consumidor eletrônicas (NFC-e), buscam aprimorar o controle tributário e facilitar a conformidade dos pequenos negócios ao regime do Simples Nacional. Entre as principais novidades estão a adoção de um novo Código de Regime Tributário (CRT) exclusivo para MEIs e a substituição do evento de “denegação” por “rejeição” nas notas fiscais, permitindo correções mais rápidas em caso de erros. Com mais de 15 milhões de MEIs registrados no Brasil, segundo dados recentes, a mudança exige atenção redobrada para evitar problemas com o fisco.

Com o objetivo de diferenciar as operações realizadas por microempreendedores das demais empresas enquadradas no Simples Nacional, o novo CRT “4 – Simples Nacional – Microempreendedor Individual – MEI” passa a ser obrigatório em todas as emissões de NF-e e NFC-e. Essa medida visa trazer mais clareza às transações comerciais e evitar confusões com outros regimes tributários, como os aplicados a microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP). Além disso, a atualização dos Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOPs) traz uma lista renovada que os MEIs devem adotar, abrangendo desde vendas e devoluções até remessas interestaduais, o que reflete a diversidade de atividades desempenhadas por esses profissionais.

Outro ponto de destaque é a substituição da “denegação” pela “rejeição” nas notas fiscais. Anteriormente, uma nota denegada por erro tornava-se inutilizável, exigindo um processo mais complexo para correção. Agora, com a rejeição, o documento pode ser ajustado e reemitido de forma ágil, reduzindo transtornos para os empreendedores. Essas mudanças chegam em um momento em que o governo busca modernizar a gestão fiscal dos pequenos negócios, que representam uma fatia significativa da economia nacional, empregando milhões de trabalhadores e movimentando bilhões de reais anualmente.

Atualização traz mais clareza ao dia a dia do MEI

Entre as novidades que entram em vigor, a criação do CRT exclusivo para MEIs é uma das mais relevantes. Esse código, identificado como “4”, deve ser inserido em todos os documentos fiscais emitidos a partir de agora, seja para vendas no varejo, prestações de serviço ou operações interestaduais. A medida facilita a identificação das transações realizadas por microempreendedores, que possuem limites específicos de faturamento anual – atualmente fixado em R$ 81 mil, com possibilidade de ajuste em breve – e regras próprias dentro do Simples Nacional.

A lista de CFOPs atualizada também merece atenção. Esses códigos, que indicam a natureza das operações comerciais, foram revisados para atender às necessidades específicas dos MEIs. Por exemplo, o código 5.102 passa a ser usado para vendas de mercadorias adquiridas, enquanto o 5.904 identifica remessas para vendas fora do estabelecimento. Para operações interestaduais, códigos como 6.102 e 6.904 entram em cena, garantindo que as transações entre estados sejam devidamente registradas. Essa organização reflete o esforço de padronizar as atividades dos MEIs, que abrangem desde artesãos e vendedores até prestadores de serviços como eletricistas e manicures.

Para os empreendedores que lidam com comércio exterior ou ativo imobilizado, há ainda uma relação complementar de CFOPs liberados, como o 1.501 (entrada de mercadoria importada) e o 5.933 (prestação de serviço com ISS). Essas opções ampliam o leque de possibilidades para os MEIs que atuam em nichos menos comuns, mas igualmente importantes para a economia local. A expectativa é que, com essas mudanças, o controle fiscal se torne mais eficiente, reduzindo o risco de autuações por erros na documentação.

Impacto das mudanças no cotidiano dos empreendedores

Implementar as novas regras pode parecer desafiador para muitos microempreendedores, especialmente aqueles que ainda estão se familiarizando com a emissão de notas fiscais. Dados mostram que cerca de 60% dos MEIs ativos no país utilizam a NF-e ou NFC-e regularmente, seja para vendas a pessoas jurídicas ou para atender exigências de clientes. Com a obrigatoriedade do CRT “4” e dos novos CFOPs, os sistemas de emissão precisarão ser atualizados, o que pode demandar ajustes em softwares ou consulta a contadores.

A substituição da denegação pela rejeição é uma das alterações mais práticas. Antes, um erro simples, como a digitação incorreta de um CNPJ, podia gerar a denegação da nota, obrigando o MEI a iniciar um novo processo do zero. Agora, o documento rejeitado pode ser corrigido e reenviado sem maiores complicações, poupando tempo e reduzindo o estresse de quem já lida com a rotina corrida de um pequeno negócio. Essa mudança é vista como um avanço na desburocratização, um dos pilares defendidos pelo governo para apoiar o empreendedorismo.

No entanto, a transição exige preparo. Muitos MEIs dependem de plataformas gratuitas oferecidas por prefeituras ou pelo Portal do Empreendedor para emitir suas notas. Essas ferramentas estão sendo atualizadas para refletir as novas exigências, mas é recomendável que os empreendedores verifiquem se os sistemas estão alinhados antes de emitir documentos fiscais a partir de abril. A falta de adequação pode resultar em inconsistências que, embora corrigíveis, geram transtornos desnecessários.

Principais CFOPs que o MEI deve conhecer

A lista de CFOPs atualizada é extensa e abrange diferentes tipos de operações. Veja alguns dos principais códigos que os MEIs passarão a utilizar:

• 1.202: Devolução de venda de mercadoria dentro do estado.
• 2.904: Retorno de remessa interestadual para venda.
• 5.102: Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros.
• 6.202: Devolução de compra para comercialização em outro estado.
• 6.904: Remessa para venda fora do estabelecimento em operações interestaduais.

Esses códigos foram pensados para cobrir as atividades mais comuns entre os MEIs, como comércio varejista e pequenas prestações de serviço, mas também abrem espaço para operações mais específicas, como as relacionadas a ativo imobilizado ou exportação.

Adaptação exige atenção redobrada

Com a entrada em vigor das novas regras, os MEIs precisam estar atentos para evitar problemas fiscais. A Receita Federal estima que mais de 70% dos microempreendedores já emitem notas fiscais eletrônicas, mas muitos ainda não dominam completamente os detalhes técnicos do processo. A introdução do CRT “4” e a revisão dos CFOPs são passos para simplificar essa tarefa, mas a adaptação pode levar tempo, especialmente para quem gerencia o negócio sozinho.

Em cidades menores, onde o acesso a contadores ou cursos de capacitação é limitado, a transição pode ser ainda mais desafiadora. Por outro lado, grandes centros urbanos, como São Paulo e Rio de Janeiro, contam com uma rede de apoio mais robusta, incluindo atendimentos presenciais do Sebrae e tutoriais online. Independentemente da localização, a recomendação é que os MEIs busquem orientação para atualizar seus cadastros e sistemas antes de iniciar as emissões em abril.

Vale lembrar que o faturamento anual dos MEIs segue sendo monitorado pelo fisco. Aqueles que ultrapassarem o limite de R$ 81 mil em 2025 precisarão migrar para outro regime tributário, como o de microempresa, o que também altera a forma de emissão de notas fiscais. As mudanças atuais, portanto, são apenas uma parte de um cenário fiscal em constante evolução.

Cronograma das novas regras fiscais

As alterações fiscais para os MEIs seguem um calendário definido pela Receita Federal. Confira as principais datas relacionadas à implementação:

• Janeiro de 2025: Anúncio oficial das mudanças e início da preparação dos sistemas.
• Março de 2025: Período de transição e atualização das plataformas de emissão.
• 1º de abril de 2025: Entrada em vigor das novas regras, com obrigatoriedade do CRT “4”.
• Abril a junho de 2025: Fase de fiscalização inicial, com foco em orientar os empreendedores.

Esse cronograma reflete o esforço de tornar a transição o mais suave possível, dando tempo para que os MEIs se adaptem às exigências.

Benefícios esperados com as alterações

Apesar do desafio inicial, as novas regras trazem vantagens significativas. A padronização do CRT e dos CFOPs facilita a fiscalização e reduz a chance de erros que levam a multas ou bloqueios no cadastro do MEI. Além disso, a substituição da denegação pela rejeição agiliza processos que antes eram demorados, permitindo que os empreendedores foquem no que realmente importa: o crescimento de seus negócios.

Outro benefício é a maior transparência nas operações. Com códigos específicos, fica mais fácil para o fisco e para os próprios MEIs acompanhar o fluxo de vendas, devoluções e remessas, o que pode ser útil até mesmo na hora de planejar o futuro do empreendimento. Para um segmento que responde por cerca de 30% dos empregos formais no país, segundo estimativas recentes, essas mudanças são um passo rumo à modernização e à segurança fiscal.

A longo prazo, a expectativa é que as alterações fortaleçam a confiança dos MEIs no sistema tributário, incentivando mais pessoas a formalizar seus negócios. Com a economia brasileira ainda em recuperação de crises passadas, o apoio aos microempreendedores é visto como essencial para manter o dinamismo do mercado.

Orientações para evitar transtornos

Para garantir uma transição tranquila, os MEIs podem seguir algumas medidas práticas. Verificar se o software ou aplicativo de emissão de notas está atualizado é o primeiro passo, já que plataformas desatualizadas podem não incluir o novo CRT ou os CFOPs revisados. Além disso, revisar as operações realizadas nos últimos meses ajuda a identificar quais códigos serão mais usados no dia a dia.

Consultar o Sebrae ou um contador também é uma opção válida, especialmente para quem tem dúvidas sobre como aplicar as mudanças. Muitos escritórios de contabilidade oferecem pacotes acessíveis voltados para MEIs, com orientações específicas sobre notas fiscais e tributação. Por fim, manter os dados cadastrais atualizados no Portal do Empreendedor evita problemas como bloqueios ou inconsistências no sistema.

Setores mais impactados pelas mudanças

Embora as novas regras sejam aplicáveis a todos os MEIs, alguns setores devem sentir o impacto mais intensamente. Comerciantes que realizam vendas interestaduais, por exemplo, precisarão se familiarizar com códigos como 6.102 e 6.904, que antes não eram tão comuns em suas rotinas. Prestadores de serviços que emitem notas com retenção de ISS também terão que ajustar seus processos para incluir os CFOPs atualizados, como o 5.933.

Pequenos varejistas, como vendedores de roupas e artesanato, estão entre os mais afetados, já que dependem heavily da emissão de NFC-e para consumidores finais. Para esses empreendedores, a adaptação ao CRT “4” e aos novos códigos pode exigir um esforço extra, mas também traz a promessa de um controle mais organizado das vendas.

Preparação para o futuro do MEI

As mudanças fiscais que entram em vigor em abril são apenas o começo de uma série de ajustes previstos para os próximos anos. Com o crescimento do número de MEIs – que passou de 11 milhões em 2020 para mais de 15 milhões em 2025 –, o governo tem sinalizado a intenção de modernizar ainda mais o regime. Projetos como a ampliação do limite de faturamento e a inclusão de novas categorias de atividades estão em discussão, o que pode trazer mais flexibilidade ao modelo.

Enquanto isso, os microempreendedores precisam lidar com o cenário atual, que exige aprendizado e organização. A adoção das novas regras fiscais é um passo essencial para manter a regularidade perante o fisco e aproveitar os benefícios da formalização, como acesso a crédito e aposentadoria pelo INSS.