veja quem deve declarar no Simples Nacional

A Receita Federal estabeleceu o dia 31 de março como prazo final para a entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) referente ao ano-calendário de 2024. Todas as empresas enquadradas no Simples Nacional, sejam elas microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP), precisam cumprir essa obrigação acessória anual, independentemente de terem registrado faturamento ou movimentação financeira ao longo do último ano. A medida abrange até mesmo negócios que permaneceram inativos em 2024, reforçando a importância de manter a regularidade fiscal para evitar transtornos com o Fisco. O envio deve ser realizado exclusivamente pelo Portal do Simples Nacional, utilizando código de acesso ou certificado digital, e o descumprimento pode resultar em penalidades severas, como multas e até a exclusão do regime simplificado de tributação.

Cumprir o prazo é essencial para que as empresas continuem operando sem impedimentos. A DEFIS não está vinculada ao cálculo direto de tributos, mas serve como um instrumento de transparência, permitindo que a Receita Federal acompanhe os dados econômicos e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional. Para 2025, a entrega até 31 de março é ainda mais relevante, pois o atraso pode bloquear a emissão do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), documento necessário para o pagamento mensal dos impostos unificados desse regime.

O processo de preenchimento da DEFIS exige atenção aos detalhes, já que informações incorretas ou inconsistentes podem gerar problemas futuros. Dados como receita bruta, número de funcionários, lucros distribuídos e despesas devem ser informados com precisão, alinhados aos registros mensais já enviados por meio do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D). Empresas que não se organizarem a tempo correm o risco de enfrentar não apenas multas, mas também complicações operacionais que afetam diretamente a gestão financeira.

O que é a DEFIS e sua relevância

A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é uma obrigação anual que substituiu a antiga Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) em 2012. Criada para simplificar o envio de informações ao governo, ela reúne dados que ajudam a Receita Federal a monitorar a situação das empresas do Simples Nacional. Diferentemente do DAS, que é mensal e envolve o pagamento de tributos, a DEFIS tem caráter informativo, mas sua entrega é indispensável para manter a regularidade fiscal e evitar sanções.

Empresas de todos os portes dentro do Simples Nacional, desde as que faturam até R$ 4,8 milhões por ano até aquelas sem movimentação, devem apresentar a declaração. Isso inclui negócios que, porventura, não tenham emitido notas fiscais ou registrado receitas em 2024, como os casos de inatividade. A obrigatoriedade reflete o compromisso do regime simplificado em garantir transparência, mesmo para operações mínimas ou inexistentes.

• Microempresas (ME) com faturamento anual de até R$ 360 mil
• Empresas de Pequeno Porte (EPP) com receita até R$ 4,8 milhões
• Negócios inativos ou sem movimentação financeira em 2024

Quem precisa entregar a declaração

Todas as empresas optantes pelo Simples Nacional estão obrigadas a enviar a DEFIS, exceto o Microempreendedor Individual (MEI), que cumpre uma obrigação diferente, a Declaração Anual do Simples Nacional para o MEI (DASN-SIMEI). O regime do Simples Nacional, criado pela Lei Complementar nº 123 de 2006, abrange mais de 20 milhões de negócios no país, sendo uma opção atrativa para micro e pequenas empresas devido à unificação de tributos e à redução da burocracia.

Mesmo as empresas que encerraram atividades em 2024 devem apresentar a DEFIS, desde que tenham permanecido ativas por pelo menos um dia no ano-calendário. Para esses casos, o prazo de entrega pode variar: se a extinção ocorreu entre janeiro e abril, a entrega é prorrogada até 30 de junho; nos demais meses, o limite é o último dia do mês seguinte ao evento. Essa flexibilidade, no entanto, não se aplica à situação normal, cujo prazo fixo é 31 de março.

A abrangência da obrigação reflete a diversidade do Simples Nacional. Dados mostram que, em 2024, cerca de 60% das empresas brasileiras optaram por esse regime, destacando sua relevância para a economia. A DEFIS, portanto, é um mecanismo essencial para manter esse contingente em conformidade com as exigências fiscais, garantindo que o Fisco tenha um panorama completo das atividades econômicas.

Consequências do atraso na entrega

Deixar de entregar a DEFIS até 31 de março traz riscos significativos para as empresas. A principal penalidade é a impossibilidade de gerar o DAS a partir de abril, o que compromete o pagamento dos impostos unificados do Simples Nacional. Sem o DAS, os negócios ficam inadimplentes, acumulando multas e juros que podem chegar a 2% ao mês sobre os tributos informados, com limite de 20% do valor total devido.

Além disso, o atraso pode levar à exclusão do Simples Nacional, obrigando a empresa a migrar para regimes mais onerosos, como o Lucro Presumido ou o Lucro Real. Essa mudança aumenta a carga tributária e a complexidade das obrigações fiscais, impactando diretamente a competitividade do negócio. Outro problema é a inscrição na Dívida Ativa da União, que compromete o acesso a crédito e financiamentos, além de gerar restrições operacionais, como a impossibilidade de emitir notas fiscais.

A irregularidade cadastral junto à Receita Federal é mais uma consequência grave. Empresas nessa situação enfrentam dificuldades para participar de licitações públicas, obter certidões negativas de débitos e até mesmo renovar alvarás. Em um cenário onde a formalidade é essencial para a sobrevivência dos pequenos negócios, o descumprimento da DEFIS pode ser um obstáculo difícil de superar.

Como funciona o envio da DEFIS

O envio da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais é realizado exclusivamente pelo Portal do Simples Nacional, acessível no site oficial da Receita Federal. Para isso, a empresa precisa utilizar um certificado digital ou um código de acesso gerado no próprio portal. O processo ocorre por meio do PGDAS-D, o mesmo sistema usado para a apuração mensal dos tributos do Simples Nacional.

Após acessar o sistema, o contribuinte deve selecionar a opção “DEFIS”, escolher o ano-calendário 2024 e preencher os campos solicitados. Entre as informações exigidas estão a receita bruta total, o número de empregados no início e no fim do ano, os valores distribuídos como lucro aos sócios e eventuais ganhos de capital. O sistema permite salvar o progresso e verificar pendências antes da transmissão final, que deve ser concluída até as 23h59 de 31 de março.

Empresas que contam com o apoio de contadores têm uma vantagem no processo, já que esses profissionais estão habituados a organizar os dados e evitar erros. Para os empreendedores que fazem o envio por conta própria, é recomendável reunir toda a documentação com antecedência, como relatórios de faturamento e registros contábeis, para garantir a consistência das informações.

Dados exigidos na declaração

Preencher a DEFIS exige a inclusão de uma série de informações detalhadas sobre o desempenho da empresa em 2024. A receita bruta, que abrange tanto as vendas de produtos quanto a prestação de serviços, é um dos principais campos, devendo ser informada mês a mês e separada por tipo de atividade, como comércio, indústria ou serviços. Além disso, é necessário reportar a receita proveniente de exportações, quando aplicável.

O número de funcionários também deve ser registrado, indicando a quantidade no primeiro e no último dia do ano-calendário. Outros dados incluem o saldo de caixa, as despesas operacionais, os lucros distribuídos aos sócios e informações sobre eventuais doações a campanhas eleitorais. Para empresas que mantêm escrituração contábil, o lucro contábil apurado deve ser informado, especialmente se ultrapassar o limite de isenção tributária.

• Receita bruta total e por atividade
• Quantidade de empregados em 1º de janeiro e 31 de dezembro
• Lucro distribuído aos sócios
• Ganhos de capital e operações em renda variável

Cronograma de prazos da DEFIS

O calendário da DEFIS segue regras específicas, dependendo da situação da empresa. Para a maioria dos casos, o prazo é fixo em 31 de março do ano seguinte ao ano-calendário. Em 2025, essa data cai em uma segunda-feira, o que elimina qualquer possibilidade de prorrogação por feriados ou fins de semana. Veja os principais marcos:

• 31 de março: Prazo padrão para entrega da DEFIS 2025 (ano-calendário 2024)
• 30 de junho: Limite para empresas extintas entre janeiro e abril de 2025
• Último dia do mês seguinte: Prazo para extinções a partir de maio de 2025

Impactos da DEFIS na gestão empresarial

A entrega da DEFIS vai além de uma mera formalidade, influenciando diretamente a gestão das empresas do Simples Nacional. Ao organizar os dados para a declaração, os empreendedores têm a oportunidade de revisar o desempenho financeiro do ano anterior, identificando pontos de melhoria e ajustando estratégias para o futuro. A receita bruta informada, por exemplo, é um indicador crucial para verificar se o negócio permanece dentro do limite de R$ 4,8 milhões anuais que define o enquadramento no regime.

A regularidade fiscal garantida pela DEFIS também facilita o acesso a benefícios, como linhas de crédito específicas para micro e pequenas empresas. Em 2024, o governo disponibilizou mais de R$ 25 bilhões em programas de incentivo ao empreendedorismo, muitos dos quais exigem certidão negativa de débitos, documento que só pode ser obtido com as obrigações em dia.

Por outro lado, o não cumprimento do prazo pode gerar custos adicionais que comprometem o fluxo de caixa. A multa de 2% ao mês sobre os tributos informados, limitada a 20%, pode representar um gasto significativo para empresas com margens de lucro apertadas, especialmente em setores como comércio e serviços, que predominam no Simples Nacional.

Simples Nacional e a economia brasileira

O Simples Nacional desempenha um papel fundamental na economia do país, abrigando mais de 20 milhões de empresas que respondem por cerca de 27% do PIB brasileiro. Criado para reduzir a carga tributária e a burocracia, o regime unifica oito tributos em uma única guia mensal, incluindo IRPJ, IPI, PIS, Cofins, CSLL, ICMS, ISS e a contribuição previdenciária patronal. A DEFIS, nesse contexto, é uma peça-chave para manter o funcionamento desse sistema.

Em 2024, o regime registrou um crescimento de 5% no número de optantes, reflexo da busca por formalização em um cenário de recuperação econômica. Setores como varejo, construção civil e serviços pessoais lideram o ranking de adesão, com mais de 70% das empresas concentradas nessas áreas. A obrigatoriedade da DEFIS assegura que esse contingente permaneça sob o radar da Receita Federal, contribuindo para a transparência fiscal.

A facilidade de adesão ao Simples Nacional, combinada com a exigência de obrigações como a DEFIS, reflete um equilíbrio entre simplificação e controle. Enquanto o regime reduz a complexidade tributária, a declaração anual garante que o governo tenha informações detalhadas sobre o desempenho econômico das empresas, permitindo um acompanhamento eficaz.

Passo a passo para evitar problemas

Garantir a entrega da DEFIS dentro do prazo exige organização e atenção. O primeiro passo é reunir todos os documentos necessários, como relatórios de faturamento mensal, registros de despesas e informações sobre empregados. Empresas que utilizam sistemas de gestão integrada podem exportar esses dados diretamente, agilizando o processo.

Acessar o Portal do Simples Nacional com antecedência é outra medida importante. O sistema pode apresentar instabilidade nos últimos dias do prazo devido ao alto volume de acessos, o que torna a procrastinação um risco. Após o preenchimento, é fundamental verificar pendências no PGDAS-D e salvar o comprovante de entrega, que serve como garantia em caso de questionamentos futuros.

Contar com o suporte de um contador é uma vantagem adicional. Profissionais da área estão familiarizados com as exigências da Receita Federal e podem evitar erros que levem a inconsistências fiscais. Para os cerca de 40% das empresas do Simples Nacional que não possuem contador fixo, a dica é buscar orientação em associações comerciais ou no Sebrae, que oferecem apoio gratuito a pequenos empreendedores.

Curiosidades sobre o Simples Nacional

O regime simplificado de tributação tem características que destacam sua importância para o empreendedorismo no Brasil. Confira alguns fatos interessantes:

• Criado em 2006, o Simples Nacional entrou em vigor em julho de 2007
• Mais de 500 atividades econômicas podem optar pelo regime
• Em 2024, o limite de faturamento foi mantido em R$ 4,8 milhões
• Aproximadamente 80% das novas empresas escolhem o Simples Nacional no primeiro ano

A importância da antecedência

Planejar a entrega da DEFIS com antecedência é uma estratégia que evita transtornos de última hora. Em anos anteriores, o volume de acessos ao Portal do Simples Nacional nos dias finais do prazo causou lentidão no sistema, dificultando o envio para quem deixou para a última hora. Em 2024, cerca de 15% das empresas entregaram a declaração nos dois últimos dias, segundo estimativas do mercado.

A organização prévia também permite corrigir eventuais inconsistências nos dados, como diferenças entre a receita declarada no PGDAS-D mensal e o total informado na DEFIS. Essas discrepâncias podem levar a fiscalizações ou autuações, algo que 8% das empresas do Simples Nacional enfrentaram no último ano devido a erros em declarações.

Para os empreendedores que ainda não iniciaram o processo, o fim de semana anterior a 31 de março é uma oportunidade para revisar os números e acessar o sistema. Com o prazo se aproximando, a pressa pode levar a equívocos, comprometendo a regularidade do negócio.