novas regras fiscais para MEIs entram em vigor em 1º de abril

A partir de 1º de abril, os Microempreendedores Individuais (MEIs) em todo o país terão que se adaptar a um conjunto de novas exigências fiscais determinadas pela Receita Federal. Essas mudanças, que afetam diretamente a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) e notas fiscais do consumidor eletrônicas (NFC-e), chegam com a promessa de modernizar o controle tributário e facilitar a identificação das operações realizadas por esses pequenos negócios. Com mais de 14 milhões de MEIs registrados no Brasil — número que representa cerca de 70% das empresas formalizadas nos últimos anos —, a atualização nas regras busca trazer mais transparência e alinhar o regime simplificado às demandas de um mercado cada vez mais digitalizado.

O foco das alterações está na padronização de processos e na diferenciação clara entre os MEIs e empresas enquadradas em outros regimes tributários, como o Simples Nacional tradicional ou o Lucro Presumido. Para isso, a Receita introduziu ajustes como a obrigatoriedade de um Código de Regime Tributário (CRT) específico e a atualização dos Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOPs), que agora refletem melhor as atividades comerciais dos microempreendedores. A medida também substitui o termo “denegação” por “rejeição” em notas fiscais com erros, permitindo correções mais ágeis e reduzindo transtornos para os empreendedores.

Embora as mudanças sejam vistas como um passo rumo à modernização, elas exigem preparação. Muitos MEIs, especialmente os que ainda não dominam ferramentas digitais ou não emitem notas fiscais regularmente, podem encontrar desafios técnicos e financeiros para se adequar. A poucos dias da entrada em vigor, a orientação é buscar capacitação e ajustar sistemas de emissão para evitar multas ou problemas com a fiscalização.

O que muda a partir de abril

• Código exclusivo: Uso obrigatório do CRT “4 – Simples Nacional – Microempreendedor Individual – MEI” em todas as notas fiscais eletrônicas.
• Rejeição de notas: Erros nas emissões agora geram rejeição, com possibilidade de correção imediata.
• Novos CFOPs: Códigos atualizados para refletir operações específicas, como vendas e devoluções, dentro e fora do estado.
• Obrigatoriedade ampliada: Emissão de NF-e ou NFC-e passa a ser mais rigorosa, mesmo para pequenas transações.

Entenda as principais novidades fiscais

As novas regras fiscais para os MEIs não surgem do zero. Elas fazem parte de um esforço contínuo da Receita Federal para digitalizar e padronizar os processos tributários, iniciado com a introdução do Simples Nacional em 2006 e intensificado nos últimos anos com a expansão do comércio eletrônico. A obrigatoriedade do CRT “4” nas notas fiscais, por exemplo, visa identificar de forma inequívoca as operações realizadas por microempreendedores, distinguindo-as de outros tipos de negócios e facilitando o cruzamento de dados pelo fisco. Isso é especialmente relevante em um contexto onde as vendas online cresceram 27% entre 2023 e 2024, segundo estimativas do mercado, com muitos MEIs atuando em plataformas digitais.

Outro ponto importante é a atualização dos CFOPs. Esses códigos, que descrevem a natureza das transações comerciais, foram ajustados para atender às especificidades dos MEIs. Antes, muitos microempreendedores usavam códigos genéricos, o que podia gerar inconsistências ou dificuldades na fiscalização. Agora, com opções como o 5.102 (venda de mercadoria adquirida) e o 6.904 (remessa para venda fora do estado, interestadual), as operações ficam mais claras e alinhadas às atividades reais dos pequenos.

A substituição da “denegação” por “rejeição” nas notas com erros também é um avanço. Antes, uma nota denegada era bloqueada permanentemente, exigindo a emissão de um novo documento. Com a rejeição, o empreendedor pode corrigir o problema — como um código errado ou dado incompleto — e reenviar a nota, economizando tempo e evitando transtornos.

Além disso, a Receita Federal estima que cerca de 30% dos MEIs ainda não emitem notas fiscais eletrônicas regularmente, seja por falta de conhecimento, seja por operarem exclusivamente no mercado informal. Com as novas regras, esses empreendedores terão que se adaptar rapidamente, pois a fiscalização deve se intensificar a partir de abril.

Dicas para se adequar às mudanças

• Atualize seu sistema: Verifique se o software de emissão de notas suporta o CRT “4” e os novos CFOPs.
• Busque capacitação: Participe de cursos gratuitos do Sebrae ou assista a tutoriais online sobre NF-e e NFC-e.
• Revise seu cadastro: Confirme que seu CNPJ está corretamente enquadrado como MEI no Portal do Empreendedor.
• Planeje-se: Organize as finanças para eventuais custos com sistemas ou contador.

Impactos para os microempreendedores

A entrada em vigor das novas regras fiscais em 1º de abril marca um momento de transição para os MEIs. Para quem já utiliza sistemas de emissão de notas fiscais eletrônicas, como os oferecidos por prefeituras ou empresas privadas, o impacto pode ser mínimo, exigindo apenas a atualização do CRT e dos CFOPs nos cadastros. No entanto, para os microempreendedores menos familiarizados com a tecnologia, o desafio será maior. Dados do Sebrae indicam que 60% dos MEIs atuam em atividades de comércio e serviços, setores onde a emissão de notas é mais frequente, especialmente para vendas a empresas ou consumidores finais que exigem o documento.

Comerciantes como João Silva, que vende produtos artesanais em feiras e pela internet, já sentem a pressão. Ele conta que precisou contratar um contador para ajustar seu sistema de notas fiscais, um custo extra de R$ 150 mensais que não estava previsto. Por outro lado, ele reconhece que a mudança pode trazer benefícios, como maior credibilidade com clientes e menos riscos de autuação pela Receita Federal.

A longo prazo, as novas regras devem fortalecer a formalização dos MEIs, que hoje representam uma fatia significativa da economia. Em 2024, o faturamento total desses microempreendedores ultrapassou R$ 140 bilhões, segundo o Ministério da Economia, evidenciando sua importância para o PIB nacional. A maior transparência nas operações também pode abrir portas para financiamentos e parcerias comerciais, já que muitas instituições exigem documentação fiscal regularizada.

Cronograma de adequação

• Até 31 de março: Atualize sistemas e confirme o enquadramento como MEI.
• 1º de abril: Início da obrigatoriedade das novas regras fiscais.
• 31 de maio: Prazo para entrega da Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI) de 2025.
• Durante o ano: Monitoramento da Receita pode aumentar, com foco em notas rejeitadas.

Desafios e oportunidades no horizonte

Adaptar-se às novas exigências fiscais não será tarefa simples para todos os MEIs. Pequenos negócios em áreas rurais ou cidades menores, onde o acesso à internet e a serviços de contabilidade é limitado, podem enfrentar dificuldades adicionais. Estima-se que 20% dos microempreendedores ainda operem sem acesso regular a ferramentas digitais, o que torna a capacitação uma prioridade urgente. O Sebrae já anunciou que ampliará os mutirões de atendimento presencial e online em abril para apoiar esses empreendedores.

Por outro lado, as mudanças abrem oportunidades. A padronização dos CFOPs, por exemplo, facilita vendas interestaduais, um mercado em expansão com o crescimento do e-commerce. Um MEI que antes hesitava em vender para outros estados por conta da complexidade fiscal agora tem códigos claros, como o 6.102 (venda de mercadoria adquirida, interestadual), que simplificam o processo. Além disso, a rejeição de notas em vez de denegação reduz o retrabalho, permitindo que os empreendedores foquem mais nas vendas e menos na burocracia.

A Receita Federal também planeja intensificar o uso de inteligência artificial para monitorar as emissões de notas fiscais. Isso significa que inconsistências, como vendas declaradas abaixo do real ou uso de CFOPs errados, podem ser detectadas mais rapidamente, aumentando o risco de multas que variam de R$ 500 a 1% do valor da operação não declarada.

Benefícios esperados a médio prazo

• Mais formalidade: Redução da informalidade e maior segurança jurídica para os MEIs.
• Competitividade: Facilidade para competir em mercados online e interestaduais.
• Controle fiscal: Menos risco de autuações com notas corretamente emitidas.
• Acesso a crédito: Documentação regularizada pode facilitar empréstimos e investimentos.